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航空物流知識(shí)-貨代操作流程

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航空物流知識(shí)-貨代操作流程


你還在為操作中怕遇見(jiàn)坑而煩惱嗎?有些時(shí)候,我們?nèi)绻荒茏裱粋€(gè)規(guī)范的流程,是很有可能在后面會(huì)有很大的坑的。相信大家都不喜歡填坑對(duì)吧?所以如果能夠提前遇見(jiàn)坑,趁早避開(kāi)不是更好嗎?所以今天我就斗膽梳理一下貨代公司的一個(gè)大概流程,供大家參考。

我們先來(lái)看下一個(gè)總體的步驟。

首先,航線人員在平時(shí)就會(huì)保持和航司有一個(gè)良好而且持續(xù)的溝通。得知最新的價(jià)格和倉(cāng)位。并且將自己的合約價(jià)格整理出來(lái)給到銷(xiāo)售人員。同時(shí),將手頭的航線資源,可達(dá)目的地等都一一通知到位。通常的情況下,很多公司都會(huì)整理一個(gè)Excel表格給到銷(xiāo)售使用,并且定期更新表格內(nèi)容。

銷(xiāo)售人員就會(huì)拿著這份價(jià)格表,去拜訪客戶,維系已有客戶。當(dāng)然了,自己最拿手的航線資源和價(jià)格必須爛熟于心。又或者對(duì)拜訪客戶的感興趣的航線非常熟悉,這樣才能游刃有余的跟客戶聊。不然的話,每次客戶問(wèn)都要找資料查,那也太不專(zhuān)業(yè)了。不得不提的是,銷(xiāo)售承擔(dān)的責(zé)任是非常重大的,因?yàn)榭蛻粢婚_(kāi)始都是跟銷(xiāo)售接觸,所以銷(xiāo)售所說(shuō)的話,客戶會(huì)一直記住,有疑問(wèn)也會(huì)質(zhì)問(wèn)銷(xiāo)售。銷(xiāo)售一定要非常熟悉流程,并且腦筋要靈活。再套用我以前老板跟我說(shuō)的話:這個(gè)世界不是非黑即白,有很多灰色地帶。銷(xiāo)售一定要搞清楚灰色的地方。同時(shí),報(bào)價(jià)的時(shí)候記住把所有費(fèi)用都說(shuō)清楚了,包括有可能產(chǎn)生的費(fèi)用 (或者實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo),有則收費(fèi)無(wú)則免費(fèi)那些內(nèi)容) 都要跟客戶交待好。這樣,如果后續(xù)真的產(chǎn)生這個(gè)費(fèi)用的時(shí)候,也可以減少很多解釋的麻煩,同時(shí)也可以明碼實(shí)價(jià)清清楚楚告訴客戶收費(fèi)內(nèi)容。

如果順利的話,我們可能就會(huì)拿到booking了。收到booking后,銷(xiāo)售就會(huì)按照之前定下的價(jià)格和航司,向航線轉(zhuǎn)達(dá)訂艙信息,航線檢查后,確認(rèn)無(wú)誤就會(huì)向航司訂艙。如果客戶要求是特價(jià)的話,那么,航線還要跟航司那邊申請(qǐng),看看能不能申請(qǐng)下來(lái)。能夠申請(qǐng)就沒(méi)問(wèn)題,申請(qǐng)不下來(lái)或者價(jià)格不夠做,那就要銷(xiāo)售反饋給客戶,重新討論,看是走其他航線還是怎樣。當(dāng)然,價(jià)格合適了,客戶才會(huì)下booking的。

接下來(lái),就是銷(xiāo)售把這票貨物交給客服 (也有部分代理將這個(gè)崗位叫做操作),客服就要跟客戶核對(duì)清楚貨物品名,件數(shù),重量,入倉(cāng)時(shí)間等。如果是我們提貨,則確認(rèn)好提貨時(shí)間和地點(diǎn),安排提貨。提貨的時(shí)候,也要注意檢查貨物件數(shù)是否正確,包裝是否完好。否則的話,應(yīng)該核對(duì)清楚件數(shù),處理好包裝才能裝車(chē)的。如果是送貨,則會(huì)發(fā)送貨指示書(shū)給客戶,讓客戶直接送到二級(jí)倉(cāng)庫(kù)或者是貨站。

貨物到了貨站后,如果包裝沒(méi)有問(wèn)題,就會(huì)經(jīng)過(guò)安檢,過(guò)X光機(jī),然后過(guò)磅等一些列的操作。貨站就會(huì)出具入倉(cāng)紙,上面寫(xiě)了具體的貨物信息。如果包裝有破損,則會(huì)先重新打包,再入倉(cāng)。一般貨站都不會(huì)接受包裝破損的貨物,原因很簡(jiǎn)單,萬(wàn)一貨物到了目的地后,客戶索賠,那么就說(shuō)不清責(zé)任了。這時(shí)候,客服先和客戶過(guò)一遍件數(shù)重量體積,如果問(wèn)題不大就可以出單 (提單)了。如果貨物信息和客戶當(dāng)初提供的出入較大,那么就要先hold住貨物,看看哪里出了問(wèn)題才能繼續(xù)。所以我們前期要預(yù)留足夠時(shí)間,永遠(yuǎn)不要等到最后一刻才入倉(cāng),不然一旦出現(xiàn)個(gè)意外情況,不夠時(shí)間處理的話,就會(huì)趕不上航班了。

入倉(cāng)和出單的動(dòng)作一般都是由現(xiàn)場(chǎng)操作進(jìn)行,因?yàn)檫@兩個(gè)是連貫的動(dòng)作,出完單后,操作還要拿著提單進(jìn)行下一步操作。但是在此之前,客服要拿到提單復(fù)印件,和客戶對(duì)單。這時(shí)候?qū)Φ?,是貨物的始發(fā)地,目的地,收發(fā)貨人,航司,日期等信息??蛻艉藢?duì)無(wú)誤后,客服就可以通知操作進(jìn)行下一步了。也有不少代理,在正式出單前,會(huì)先做個(gè)電子版的提單直接給客戶對(duì)單。這個(gè)也是完全可以的,甚至是一個(gè)更好的做法,而且可以省卻出單后如果要改動(dòng)的麻煩。


下一步就是報(bào)關(guān)了。如果是客戶自報(bào)關(guān),那我們只需要將提單交給客戶報(bào)關(guān)行即可。如果是委托報(bào)關(guān),那我們就要開(kāi)始準(zhǔn)備報(bào)關(guān)材料,根據(jù)航班時(shí)間進(jìn)行報(bào)關(guān)的動(dòng)作。通關(guān)后,由操作交單到貨站收單處。然后靜候打板,飛機(jī)落地,裝機(jī)等一系列動(dòng)作。

在確認(rèn)貨物裝機(jī)后,客服就需要發(fā)通知告訴客戶貨物已經(jīng)如期起飛,并將貨物狀態(tài)截圖給客戶看。其實(shí)客戶也是可以自己上網(wǎng)查的,但是我們作為一個(gè)服務(wù)行業(yè),提供更多的貼心服務(wù)還是非常有必要的。不過(guò),如果沒(méi)有如期起飛,就要跟銷(xiāo)售說(shuō)明情況了。這個(gè)時(shí)候,沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的客服小姐姐千萬(wàn)不要自己?jiǎn)为?dú)跟客戶說(shuō),一定要先跟銷(xiāo)售說(shuō),大家一齊溝通好情況再跟客戶說(shuō)。因?yàn)槔浀脑蚯f(wàn)種,而只有銷(xiāo)售最熟悉客戶脾性,所以要先咨詢過(guò)銷(xiāo)售該怎么跟客戶說(shuō)才好。除了溝通原因外,還要跟航線確認(rèn)下,貨物重新安排了哪一個(gè)航班,然后再和客戶說(shuō)。畢竟,只告知情況不告知解決方案,客戶肯定不買(mǎi)賬的。所以我們做事要想得更全面。哪怕暫時(shí)沒(méi)有安排到下一個(gè)航,也要跟客戶說(shuō)盡快盡力協(xié)調(diào),爭(zhēng)取最早的航班出去。

貨物起飛后,我們的工作還沒(méi)有完。客服應(yīng)該在貨物到步后,跟客戶交待好貨物已經(jīng)到達(dá)目的地。咱們做事要有始有終,不能虎頭蛇尾。這樣給客戶才會(huì)有一個(gè)好的印象,那下一次客戶首先也會(huì)想到你,因?yàn)榉?wù)周到嘛。

一般情況下,貨物到了目的地機(jī)場(chǎng),我們的工作就暫告一段落了。因?yàn)槠胀者\(yùn)的運(yùn)輸方式是機(jī)場(chǎng)-機(jī)場(chǎng) (AP-AP),到了目的地我們?nèi)蝿?wù)就完成了。但是也有一部分客戶是要求DDP,DDU的。那么,我們就要再繼續(xù)跟進(jìn),直至貨物送到指定的地方為止。如果送貨也是我們安排的,那就在航班起飛后,到達(dá)目的地前,發(fā)送pre-alert給目的地代理,請(qǐng)他們及時(shí)處理后續(xù)清關(guān)送貨服務(wù)。


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